METODE ANALISA BIAYA & MANFAAT

1. KONSEP DASAR
Setelah komponen biaya & manfaat telah dapat diidentifikasikan, maka selanjutnya analisis biaya & manfaat ini dapat dilakukan untuk menentukan apakah proyek BANGSISFO ini layak atau tidak. Di dalam analisis suatu investasi terdapat 2(dua) aliran kas yaitu :
1. Aliran Kas Keluar (Cash out flow)
2. Aliran Kas Masuk (Cash in flow)

Aliran KAS KELUAR terjadi karena pengeluaran uang untuk Investasi, sedangkan aliran KAS MASUK terjadi dari manfaat yang dihasilkan oleh investasi.

Aliran KAS MASUK ini sering disebut “PROCEED”, yaitu keuntungan bersih sesudah dipotong pajak ditambah dengan depresiasi (nilai penyusutan). Metode untuk melakukan ANALISA BIAYA & MANFAAT adalah sbb :
1. Metode Periode Pengembalian (payback period/PP)
2. Metode Pengembalian Investasi (Return of Invesment/ROI)
3. Metode nilai sekarang bersih (Net present value/NPV)
4. Metode tingkat pengembalian internal (Internal rate of return/IRR)


2. METODE PAYBACK PERIODE
Metode ini menilai proyek investasi dengan dasar, lamanya investasi tersebut dapat tertutup, dengan aliran kas masuk (cash in flow). Metode ini tidak memasukkan faktor bunga ke dalam perhitungannya.

CONTOH.
Suatu proyek sistem informasi bernilai investasinya sebesar Rp. 150.000.000,- PROCEED setiap tahunnya adalah sama, yaitu sebesar Rp. 40.000.000,- sedangkan umur ekonomis proyek BANGSISFO tersebut adalah 4(empat) tahun.

Berapa lama waktu untuk pengembalian investasi (payback periode) yang sudah di investasikan tersebut, serta apakah proyek BANGSISFO tersebut dapat diterima / ditolak, apabila waktu yang sudah ditentukan untuk pengembalian investasi tersebut adalah 4 tahun (maksimal).

3. METODE PENGEMBALIAN INVESTASI (Return of Invesment)
Metode ini digunakan untuk mengukur prosentase manfaat yang dihasilkan oleh proyek BANGSISFO, dibandingkan dengan biaya yang dikeluarkannya. RETURN of INVESMENT (ROI) dari suatu proyek BANGSISFO dapat dihitung Dengan rumus sbb :

Total Manfaat - Total Biaya
ROI = -------------------------------------------------------
Total Biaya



4. METODE NILAI SEKARANG BERSIH (Net Present Value)
Metode ini merupakan suatu metode yang memperhatikan nilai waktu dari uang. Metode ini menggunakan suku bunga diskonto yang akan mempengaruhi nilai PROCEED atau arus dari uangnya.
NET PRESENT VALUE dapat dihitung dari selisih nilai proyek pada awal tahun dikurangi dengan total PROCEED setiap tahunnya, yang nantinya dinilai-uangkan ke tahun awal dengan tingkat suku bunga diskonto.

Proceed 1 Proceed 2 Proceed n
NPV = - nilai proyek + ------------------ + ------------------ ….. -----------------
( 1 + i ) ( 1 + i ) (1 + i )

Ket. NPV = Net Present Value
i = tingkat bunga diskonto
n = umur proyek investasi


5. METODE TINGKAT PENGEMBALIAN INTERNAL (internal rate of return)
Metode ini juga merupakan metode yang memperhatikan nilai waktu dari uang. Pada metode NPV, tingkat bungan yang diinginkan telah ditetapkan sebelumnya, Sedangkan pada metode IRR ini, justru tingkat bunga tersebut yang akan dihitung Tingkat bunga yang akan dihitung ini, merupakan tingkat bunga yang akan Menjadikan jumlah nilai sekarang dari setiap “PROCEED” yang didiskontokan.

Dengan tingkat bungan tersebut sama besarnya dengan nilai sekarang dari INITIAL CASH OUTFLOW (nilai proyek) Atau dengan kata lain tingkat bunga ini merupakan tingkat bunga investasi bernilai impas, yaitu tidak menguntungkan dan juga tidak merugikan.Dengan mengetahui tingakt bunga impas ini dapat dibandingkan dengan tingkat bunga pengembalian (rate of return) yang diinginkan. Apabila lebih besar (>) maka investasi ini menguntungkan & apabila sebaiknya maka “INVESTASI INI TIDAK MENGUNTUNGKAN”.

Bila NPV bernilai lebih besar dari 0 (NPV > 0) maka investasi yang akan digunakan untuk proyek BANGSISFO ini “menguntungkan” serta layak untuk dapat diterima.

ANALISA BIAYA & MANFAAT (2)

KOMPONEN MANFAAT

Manfaat yang di dapat dari sistem informasi yang dibangun / dikembangkan dapat Diklasifikasikan sebagai berikut :
1. Manfaat mengurangi biaya
2. Manfaat mengurangi kesalahan-kesalahan
3. Manfaat meningkatkan kecepatan aktivitas
4. Manfaat meningkatkan perencanaan & pengendalian manajemen

Manfaat dari sistem informasi dapat juga diklasifikasikan dalam bentuk keuntungan berwujud (tangible benefits) dan keuntungan tak berwujud (in-tangible benefits).

KEUNTUNGAN BERWUJUD merupakan keuntungan yang dapat berupa penghematan atau peningkatan efisiensi di dalam perusahaan yang dapat diukur secara kuantitas dalam bentuk satuan nilai uang.

KEUNTUNGAN BERWUJUD (tangible benefits) diantaranya adalah sbb :
1. Pengurangan biaya operasi
2. Pengurangan kesalahan proses
3. Pengurangan biaya telekomunikasi
4. Peningkatan penjualan
5. Pengurangan biaya persediaan
6. Pengurangan kredit tak tertagih (macet)

KEUNTUNGAN TAK BERWUJUD (in-tangible benefits) merupakan keuntungan yang sulit atau tidak mungkin dapat diukur dalam satuan nilai uang.

KEUNTUNGAN TAK BERWUJUD diantaranya sbb :
1. Peningkatan pelayanan lebih baik kepada pelanggan
2. Peningkatan kepuasan kerja personil
3. Peningkatan pengambilan keputusan manajemen yang lebih baik

Karena keuntungan tak berwujud (in-tangible benefits) sulit untuk diukur dalam satuan nilai uang, maka cara pengukurannya dapat Dilakukan dengan cara menganalisa data

ANALISA BIAYA & MANFAAT

KONSEP DASAR

Pembangunan / Pengembangan sistem informasi (BANGSISFO) merupakan suatu investasi dari seluruh sumber daya yang dikeluarkan untuk mendapatkan manfaat dimasa mendatang.

Dimana investasi yang dikeluarkan, sebagai hasilnya adalah, suatu sistem informasi yang nantinya, akan memberikan manfaat baru yang dapat berupa PENGHEMATAN, EFEKTIFITAS serta EFISIENSI dari segi biaya.

Akan tetapi apabila manfaat yang diharapkan lebih kecil, dari sumber daya yang dikeluarkan, maka sistem informasi tersebut, dikatakan TIDAK LAYAK untuk dibangun atau dikembangkan

Oleh karena itu, sebelum sistem informasi tersebut dibangun atau dikembangkan, maka perlu dihitung KELAYAKAN EKONOMISNYA. Untuk melakukan proses ANALISA BIAYA & MANFAAT ini diperlukan 2 (dua) komponen :
1. KOMPONEN BIAYA (Cost)
2. KOMPONEN MANFAAT (Effectivitness)

KOMPONEN BIAYA
Biaya yang berhubungan dengan pembangunan atau pengembangan suatu sistem informasi dapat diklasifika sikan ke dalam 4 (empat) kategori utama yaitu sbb :
1. Biaya Pengadaan (procurement cost)
2. Biaya Persiapan Operasi (start up cost)
3. Biaya Proyek (project related cost)
4. Biaya Operasi (on going cost) & Biaya Pemeliharaan (maintenance cost)

BIAYA PENGADAAN (procurement cost)
Biaya pengadaan merupakan semua biaya yang terjadi sehubungan dengan pengadaan PERANGKAT KERAS (hardware), yaitu sbb :
1. Biaya konsultasi pengadaan perangkat keras
2. Biaya pembelian atau sewa beli (LEASING) perangkat keras
3. Biaya instalasi perangkat keras (install hardware, pasang modem, internet, server)
4. Biaya ruangan untuk perangkat keras (renovasi ruang kerja & pemasangan AC, instalasi listrik)
5. Biaya yang berhubungan dengan manajemen & staf untuk pengadaan hardware / perangkat keras

Biaya pengadaan ini biasanya merupakan biaya yang harus dikeluarkan pada tahun-tahun pertama sebelum sistem di operasikan, kecuali untuk pengadaan perangkat keras dengan cara LEASING.

BIAYA PERSIAPAN OPERASI (start up cost)
Biaya ini berhubungan dengan semua biaya untuk membuat sistem siap untuk beroperasi. Yang termasuk biaya-biaya persiapan operasi adalah sebagai berikut :
1. Biaya pembelian perangkat lunak sistem (software)
2. Biaya instalasi peralatan komunikasi (sambungan telpon)
3. Biaya persiapan personil (recruitment)
4. Biaya re-organisasi
5. Biaya manajemen & staf yang dibutuhkan dalam kegiatan persiapan operasi

BIAYA PROYEK (Project Related Cost)
Biaya persiapan operasi ini, juga biasanya merupakan biaya-biaya yang terjadi diawal tahun, sebelum sistem dioperasikan.

Biaya ini berhubungan dengan biaya-biaya untuk mengembangkan sistem sampai dengan penerapannya. Yang termasuk biaya proyek adalah sbb :
1. Biaya dalam TAHAP INVESTIGASI
a. Biaya untuk melakukan studi awal
b. Biaya dokumentasi (ATK & Fotocopy)
c. Biaya rapat & akomodasi.
d. Biaya staf yang berhubungan dengan TAHAP INVESTIGASI

2. Biaya dalam TAHAP ANALISA
a. Biaya untuk mengumpulkan data
b. Biaya dokumentasi (ATK & Fotocopy)
c. Biaya rapat & akomodasi.
d. Biaya staf analis sistem
e. Biaya staf yang berhubungan dengan TAHAP ANALISA

3. Biaya dalam TAHAP PERANCANGAN SISTEM
a. Biaya pembuatan dokumen sistem (input/output)
b. Biaya dokumentasi (ATK & Fotocopy)
c. Biaya rapat & akomodasi.
d. Biaya staf analis sistem & programmer
e. Biaya pembuatan & pembelian software aplikasi
f. Biaya staf yang berhubungan dengan Tahap Perancangan

4. Biaya dalam TAHAP PENERAPAN SISTEM
a. Biaya konversi sistem
b. Biaya dokumentasi (ATK & Fotocopy)
c. Biaya rapat & akomodasi.
d. Biaya staf analis sistem
e. Biaya pelatihan personil (training & penyuluhan)
f. Biaya staf yang berhubungan dengan TAHAP Penerapan Sistem

Bila sistem yang dikembangkan / dibangun oleh sebuah konsultan TI diluar perusahaan, maka akan terjadi tambahan biaya, yaitu honor konsultan

BIAYA OPERASI & BIAYA PEMELIHARAAN
Biaya OPERASI (on going cost) adalah biaya-biaya yang dikeluarkan untuk mengoperasikan Sistem, supaya sistem dapat berjalan dengan baik

Biaya PEMELIHARAAN (maintenance cost) adalah biaya yang dikeluarkan untuk merawat Sistem dalam masa operasinya Yang termasuk biaya operasi & biaya perawatan sistem adalah sbb:
1. Biaya Personil (operator, admin, DBA, network admin, dll)
2. Biaya overhead (listrik, telpon, asuransi, supplies)
3. Biaya perawatan HARDWARE (reparasi, service)
4. Biaya perawatan SOFTWARE (modifikasi modul program)
5. Biaya perawatan PERIPHERAL (AC, UPS, modem, hub, kabel UTP dll)
6. Biaya staf yang terlibat dalam operasional sistem
7. Biaya kontrak untuk konsultan TI selama operasi sistem
8. Biaya penyusutan (depresiasi)

Berbeda halnya dengan biaya-biaya lainnya, yang biasa terjadi sebelum operasi sistem diterapkan, sedangkan biaya operasi & perawatan sistem terjadi secara rutin, selama sistem tersebut beroperasi