ANALISA BIAYA & MANFAAT

KONSEP DASAR

Pembangunan / Pengembangan sistem informasi (BANGSISFO) merupakan suatu investasi dari seluruh sumber daya yang dikeluarkan untuk mendapatkan manfaat dimasa mendatang.

Dimana investasi yang dikeluarkan, sebagai hasilnya adalah, suatu sistem informasi yang nantinya, akan memberikan manfaat baru yang dapat berupa PENGHEMATAN, EFEKTIFITAS serta EFISIENSI dari segi biaya.

Akan tetapi apabila manfaat yang diharapkan lebih kecil, dari sumber daya yang dikeluarkan, maka sistem informasi tersebut, dikatakan TIDAK LAYAK untuk dibangun atau dikembangkan

Oleh karena itu, sebelum sistem informasi tersebut dibangun atau dikembangkan, maka perlu dihitung KELAYAKAN EKONOMISNYA. Untuk melakukan proses ANALISA BIAYA & MANFAAT ini diperlukan 2 (dua) komponen :
1. KOMPONEN BIAYA (Cost)
2. KOMPONEN MANFAAT (Effectivitness)

KOMPONEN BIAYA
Biaya yang berhubungan dengan pembangunan atau pengembangan suatu sistem informasi dapat diklasifika sikan ke dalam 4 (empat) kategori utama yaitu sbb :
1. Biaya Pengadaan (procurement cost)
2. Biaya Persiapan Operasi (start up cost)
3. Biaya Proyek (project related cost)
4. Biaya Operasi (on going cost) & Biaya Pemeliharaan (maintenance cost)

BIAYA PENGADAAN (procurement cost)
Biaya pengadaan merupakan semua biaya yang terjadi sehubungan dengan pengadaan PERANGKAT KERAS (hardware), yaitu sbb :
1. Biaya konsultasi pengadaan perangkat keras
2. Biaya pembelian atau sewa beli (LEASING) perangkat keras
3. Biaya instalasi perangkat keras (install hardware, pasang modem, internet, server)
4. Biaya ruangan untuk perangkat keras (renovasi ruang kerja & pemasangan AC, instalasi listrik)
5. Biaya yang berhubungan dengan manajemen & staf untuk pengadaan hardware / perangkat keras

Biaya pengadaan ini biasanya merupakan biaya yang harus dikeluarkan pada tahun-tahun pertama sebelum sistem di operasikan, kecuali untuk pengadaan perangkat keras dengan cara LEASING.

BIAYA PERSIAPAN OPERASI (start up cost)
Biaya ini berhubungan dengan semua biaya untuk membuat sistem siap untuk beroperasi. Yang termasuk biaya-biaya persiapan operasi adalah sebagai berikut :
1. Biaya pembelian perangkat lunak sistem (software)
2. Biaya instalasi peralatan komunikasi (sambungan telpon)
3. Biaya persiapan personil (recruitment)
4. Biaya re-organisasi
5. Biaya manajemen & staf yang dibutuhkan dalam kegiatan persiapan operasi

BIAYA PROYEK (Project Related Cost)
Biaya persiapan operasi ini, juga biasanya merupakan biaya-biaya yang terjadi diawal tahun, sebelum sistem dioperasikan.

Biaya ini berhubungan dengan biaya-biaya untuk mengembangkan sistem sampai dengan penerapannya. Yang termasuk biaya proyek adalah sbb :
1. Biaya dalam TAHAP INVESTIGASI
a. Biaya untuk melakukan studi awal
b. Biaya dokumentasi (ATK & Fotocopy)
c. Biaya rapat & akomodasi.
d. Biaya staf yang berhubungan dengan TAHAP INVESTIGASI

2. Biaya dalam TAHAP ANALISA
a. Biaya untuk mengumpulkan data
b. Biaya dokumentasi (ATK & Fotocopy)
c. Biaya rapat & akomodasi.
d. Biaya staf analis sistem
e. Biaya staf yang berhubungan dengan TAHAP ANALISA

3. Biaya dalam TAHAP PERANCANGAN SISTEM
a. Biaya pembuatan dokumen sistem (input/output)
b. Biaya dokumentasi (ATK & Fotocopy)
c. Biaya rapat & akomodasi.
d. Biaya staf analis sistem & programmer
e. Biaya pembuatan & pembelian software aplikasi
f. Biaya staf yang berhubungan dengan Tahap Perancangan

4. Biaya dalam TAHAP PENERAPAN SISTEM
a. Biaya konversi sistem
b. Biaya dokumentasi (ATK & Fotocopy)
c. Biaya rapat & akomodasi.
d. Biaya staf analis sistem
e. Biaya pelatihan personil (training & penyuluhan)
f. Biaya staf yang berhubungan dengan TAHAP Penerapan Sistem

Bila sistem yang dikembangkan / dibangun oleh sebuah konsultan TI diluar perusahaan, maka akan terjadi tambahan biaya, yaitu honor konsultan

BIAYA OPERASI & BIAYA PEMELIHARAAN
Biaya OPERASI (on going cost) adalah biaya-biaya yang dikeluarkan untuk mengoperasikan Sistem, supaya sistem dapat berjalan dengan baik

Biaya PEMELIHARAAN (maintenance cost) adalah biaya yang dikeluarkan untuk merawat Sistem dalam masa operasinya Yang termasuk biaya operasi & biaya perawatan sistem adalah sbb:
1. Biaya Personil (operator, admin, DBA, network admin, dll)
2. Biaya overhead (listrik, telpon, asuransi, supplies)
3. Biaya perawatan HARDWARE (reparasi, service)
4. Biaya perawatan SOFTWARE (modifikasi modul program)
5. Biaya perawatan PERIPHERAL (AC, UPS, modem, hub, kabel UTP dll)
6. Biaya staf yang terlibat dalam operasional sistem
7. Biaya kontrak untuk konsultan TI selama operasi sistem
8. Biaya penyusutan (depresiasi)

Berbeda halnya dengan biaya-biaya lainnya, yang biasa terjadi sebelum operasi sistem diterapkan, sedangkan biaya operasi & perawatan sistem terjadi secara rutin, selama sistem tersebut beroperasi