Jumat, 31 Desember 2010

SELAMAT TAHUN BARU 2011

Bismillahirrohmannirrohim...Ass.wr.wb, salam sejahtera.

SELAMAT TAHUN BARU 2011

Saya do'a kan, siapapun yang membaca BLOG ini, anda & keluarga selalu mendapat kebahagiaan dan kesehatan serta limpahan rezeki dari ALLAH SWT.

Sambut Tahun 2011 dengan semangat baru dan dapatkan 1 tahun kebahagiaan, 12 bulan kedamaian, 365 hari kegembiraan, 8760 jam kasih sayang, 525600 menit CINTA, 31536000 detik persahabatan. HAVE A NICE DAY

Salam hangat
Tata Sutabri & Keluarga

Senin, 20 Desember 2010

STUDI KASUS SISTEM (2)

SISTEM INVENTORI dan PENJUALAN ALAT-ALAT LISTRIK
PADA PT. BINA PERKASA

A. Latar Belakang

PT. Bina Perkasa merupakan suatu perusahaan perdagangan yang bergerak di bidang penjualan alat-alat listrik. Perusahaan ini sudah cukup berkembang. Hal ini dapat dilihat dari besarnya wilayah dagang yang dapat dikuasai yaitu seluas 4 (empat) provinsi yang terdiri dari :
1. Provinsi Lampung
2. Provinsi Jawa Tengah
3. Provinsi Jawa Barat
4. Provinsi DKI Jakarta

Untuk dapat memperoleh untung, perusahaan ini membeli barang langsung dari importir dan pabrik. Pesaingan dalam usaha perdagangan membuat perusahaan ini harus dapat menjaga perputaran stock yang cepat dan dalam tingkat yang tinggi. Untuk mencapai itu perusahaan harus dapat melayani order yang masuk dengan cepat pula. Selain itu keuntungan yang diperoleh ditunjang pula oleh sistem pengiriman yang mandiri, artinya pengiriman barang dilakukan sendiri oleh perusahaan dan dengan kendaraan milik perusahaan sendiri.

Usaha mempertahankan langganannya melalui pemberian potongan berdasarkan besar nilai order dari tiap langganannya, dan selain itu pula perusahaan bermaksud pula memberikan kredit kepada para langganannya.

B. Problem yang dihadapi

Dari hasil wawancara yang sudah dilakukan dengan pimpinan PT. Bina Perkasa, maka dapat diketahui masalah yang dihadapi oleh perusahaan tersebut di dalam mengelola manajemen kerja yang ada selama ini, yaitu :

1. KETERLAMBATAN MELAYANI ORDER

Hal ini tidak sesuai dengan keinginan pimpinan yang menghendaki order harus dapat dilayani pada hari yang sama, yaitu dalam waktu 48 jam. Keterlambatan ini karena jumlah order yang masuk cukup banyak, disamping itu jumlah jenis barang dari tiap order juga banyak. Order ini harus di olah satu persatu dari tiap jenisnya, sehingga pengolahan dari tiap order juga banyak. Order ini harus diolah satu per satu dari tiap jenisnya, sehingga pengolahan dari tiap order memakan waktu yang lama. Ini berarti bahwa orser yang masuk tidak mungkin dapat diselesaikan pada waktu yang sama, keterlambatan pelayanan kurang berpengaruh pada order yang masuk melalui salesman, tetapi besar pengaruhnya bagi order yang masuk secara langsung dari langganan, karena mereka akan pergi ke grosir lain apabila ia tidak segera di layani. Hal ini dilakukan mengingat betapa berharganya waktu.



2. SERING KEHABISAN STOK

Sukses tidaknya usaha perdagangan tergantung kepada kesanggupan melayani langganan. Kesanggupan melayani langganan tidak terlepas dari ada atau tidak adanya barang yang diinginkan. Hal ini berarti bahwa order harus dilayani sesuai dengan permintaan. Kenyataan hal ini belum dapat dilaksanakan oleh PT. Bina Perkasa. Perusahaan sering kehabisan stok, sehingga order yang masuk tidak dapat dilayani. Dari order yang masuk, order yang tidak dapat dilayani karena kehabisan stok cukup banyak dan belum dapat diatasi. Dengan demikian order-order yang tidak terlayani ini tidak akan diproses lebih lanjut dan cendrung akan hilang.


C. Prosedur Sistem yang Berjalan

Order yang diterima dari pelanggan tiap hari bermacam-macam yaitu, melalui surat, telpon, ada yang secara langsung atau ada pula yang melalui salesman. Pelanggan yang belum dikenal oleh petugas bagian penerima order dicek di dalam daftar nama pelanggan. Bila timbul keragu-raguan mengenai kredibilitas pelanggan, maka order tersebut akan diteruskan keseksi pengontrol kredit untuk disahkan atau dinyatakan valid.

Jenis barang yang disorder akan disaring dari kemungkinan tidak dilayani. Tidak dapat dilayani ini disebabkan oleh karena PT.Bina Perkasa tidak menjual barang tersebut. Juga karena jumlah yang disorder tidak memenuhi syarat. Bila order tersebut dapat dilayani maka dokumen-dokumennya dikirim ke seksi pengontrol stok. Dokumen dari barang yan bisa di order tersebut ada 2 jenis yaitu :

1. Dokumen order dari langganan yaitu dokumen yang diterima tidak melalui telpon
2. Dokumen internal yaitu dokumen yang disediakan oleh PT.Bina Perkasa, karena order yang masuk diterima melalui telpon

Seksi pengontrol stok mengubah jumlah barang yang di order sesuai dengan persediaan yang ada, juga memasukkan stok baru ke dalam persediaan penjualan harian yang sama.

Bila ada order yang tidak dapat dilayani pada hari ini, maka cendrung akan hilang, karena belum ada cara efektif untuk menangani mereka. Kelemahan lain dari system yang sedang berjalan saat ini adalah tidak tepatnya alokasi stok, hal ini disebabkan oleh kurangnya waktu mengurus hal tersebut, karena banyaknya order yang harus dilayani.

Order-order yang telah diperiksa mengenai jumlah barang, diteruskan keseksi harga, dalam hal ini dijelaskan harga masing-masing barang. Untuk masing-masing barang diberikan discount dan pajak penjualan. Dokumen order yang masuk dicopy sebanyak 5 kali untuk membuat invoice, arsip bagian penerima order, untuk bagian keuangan, bagian pengiriman barang dan bukti penerimaan barang yang ditanda tangani oleh pelanggan.


Dokumen order yang dicopy sebanyak 5(lima) kali, pemakaiannya dapat diperinci sebagai berikut:
1. Invoice dikirim ke pelanggan
2. Bagian penerima order difilekan untuk referensi atau arsip
3. Bagian keuangan meng-update buku besar pelanggan
4. Bagian pengiriman dikirim ke bagian pengiriman barang
5. Bukti penerimaan barang dikirim kepada pelanggan lewat bagian pengiriman barang

Setiap akhir bulan, bagian keuangan mengupdate semua ledger dan membuat laporan penjualan. Rekening setiap pelanggan diperiksa dengan teliti dan bagi pelanggan yang berhutang atau lalai, informasinya akan diteruskan ke seksi pengontrol kredit bila dianggap perlu. Bagian pengiriman barang akan mensort semua perintah pengiriman barang ke bacth-bacth pengiriman untuk pengepakan barang dan selanjutnya menyerahkannya bersama bukti penerimaan barang kepada bagian pengiriman barang.

Bagian penjualan akhirnya menerima copy penjualan dari bagian order untuk keperluan analisa penjualan. Analisa penjualan memerlukan waktu proses yang lama, karenanya sampai sekarang hanya analisa-analisa penjualan yang biasa saja yang dibuat.


D. TUGAS

Anda sebagai seorang SISTEM ANALIS diminta untuk membantu membuatkan suatu prosedur atau bisnis proses dari sistem tersebut dalam bentuk DATA FLOW DIAGRAM (DFD).

Senin, 13 Desember 2010

STUDI KASUS SISTEM (1)

SISTEM PENERIMAAN SISWA BARU
Pada LEMBAGA PENDIDIKAN AHLI KOMPUTER


A. Skenario Sistem

Pendidikan pada hakikatnya merupakan usaha sadar untuk mengembangkan kepribadian dan kemampuan manusia baik di dalam maupun di luar sekolah. Semua usaha kependidikan yang dilakukan tertuju pada suatu tujuan umum yaitu untuk membantu anak-anak mencapau kedewasaannya sebagai tujuan umum pendidikan, yang mengupayakan agar anak-anak mampu berdiri sendiri di dalam masyarakat sesuai dengan nilai-nilai yang berlaku dilingkungan masyarakat sekitarnya.

Lembaga Pendidikan Ahli Komputer merupakan sebagian kecil dari pendidikan non formal bidang teknologi tinggi khususnya di Indonesia. Lembaga ini didirikan pada tanggal 17 Agustus 2005 dengan SK DIKNAS No.1823/PLSM/VIII/2005. Walau usia dari lembaga ini masih relatif muda, namun sudah memiliki 5(lima) kampus yang berlokasi di wilayah kota Jakarta, yaitu sbb :

1. Lembaga Pendidikan Ahli Komputer Cabang Sudirman
SUMMITMAS BUILDING Kav.302 4th Floor Telp. (021)7609123

2. Lembaga Pendidikan Ahli Komputer Cabang Panjaitan
INTERNATIONAL TOWER 2th floor suite A33/5 Telp. (021) 8856790

3. Lembaga Pendidikan Ahli Komputer Cabang S.Parman
JAKARTA TRADE CENTER 3th floor blok C4 Telp. (021) 6674545

4. Lembaga Pendidikan Ahli Komputer Cabang RE.Martadinata
MARLBORO GRAND PLAZA 3th Floor Kav.88 Telp. (021) 4567887

5. Lembaga Pendidikan Ahli Komputer Cabang MH.Thamrin
WISMA BANK CENTURY 2th floor Suite.A2 Telp. (021) 6231245

Lembaga Pendidikan Ahli Komputer memiliki jumlah kirang lebih 5000 siswa dari 5 Kampus yang ada, 200 orang karyawan dari 700 unit Komputer pentium 4.




Kesadaran akan pentingnya alternatif pendidikan komputer di tengah-tengah sulitnya memasuki jenjang pendidikan tinggi di perguruan tinggi, serta timpangnya jumlah peminat pendidikan computer dengan sarana akademis yang tersedia, membuat lembaga ini tetap berdiri dan membantu program pemerintah dalam menciptakan sumber daya manusia yang terdidik dan terlatih.

Lembaga Pendidikan Ahli Komputer ini dipimpin oleh seorang Direktur Cabang yang mana di dalam menjalankan tugasnya di Bantu oleh beberapa stafnya. Direktur Cabang ini diangkat dan bertanggung jawab kepada Presiden Direktur.

Presiden Direktur dari lembaga tersebut menyadari bahwa pengelolaan manajemen kerja yang ada sekarang ini sudah dirasakan banyak kelemahannya. Oleh karena itu manajemen kerja seperti ini tidak mungkin dipertahankan terus, mengingat jumlah siswa yang terus meningkat, mutu pelayanan yang lebih baik, serta persaingan lembaga pendidikan lainnya dalam mengelola pendidikan luar sekolah tersebut.

Masalah yang sudah dirasakan sekarang ini oleh lembaga pendidikan tersebut adalah :
1. Sulitnya memeriksa atau mengecek prosedur pembayaran dari masing-masing siswa yang tidak sama dalam pilihan materi kursus yang dipilih
2. Informasi yang dibutuhkan oleh pimpinan, penyajiannya masih dirasakan kelemahannya, hal ini disebabkan karena keterlambatan proses dari para stafnya.

Skenario system yang dihadapi oleh Lembaga Pendidikan Ahli Komputer ini merupakan suatu permasalahan yang harus dihadapi untuk menemukan jawabannya. Oleh karena itu anda sebagai seorang SISTEM ANALIS diminta untuk memberikan solusi di dalam membantu pemecahan permasalahan yang dihadapi oleh Lembaga Pendidikan Ahli Komputer tersebut.

B. Prosedur Sistem yang Berjalan

Pada saat penerimaan siswa baru, disini terdapat beberapa prosedur atau bisnis proses yang harus dilaksanakan antara lain adalah :

1. Prosedur Pendaftaran
 Membeli formulir pendaftaran
 Memperlihatkan tanda bukti diri
 Mengisi formulir pendaftaran

Setelah calon siswa baru mengisi formulir pendaftaran yang disediakan oleh bagian administrasi, maka formulir tersebut dikembalikan lagi ke bagian administrasi untuk diperiksa. Biasanya dalam penerimaan siswa baru akan dijelaskan tentang paket program komputer yang ditawarkan.

Misalkan siswa tersebut mau mengikuti program beasiswa, setelah proses pendaftaran selesai siswa tersebut diberikan tanda peserta test, dimana tanda peserta test tersebut berisi kapan waktu penyelenggaraan test akan dilaksanakan. Sedangkan apabila siswa tersebut tidak mengikuti program beasiswa tetapi hanya mengikuti program biasa atau paket regular, siswa hanya diberikan kwitansi pembayaran lunas untuk paket program yang diambil.

Selain itu pula bagi siswa yang mengikuti paket program regular, siswa tersebut tidak harus mengikuti test tapi bisa langsung mengikuti pendidikan komputer pada saat ada kelas yang akan dibuka ataupun kelas yang sedang berjalan, sesuai dengan modul yang diambil oleh siswa tersebut pada saat mendaftar. Setelah bagian administrasi melakukan pemeriksaan, apabila sudah selesai, kemudian lembar formulir pendaftaran disimpan di dalam box file (odner)

2. Prosedur Seleksi

Calon siswa yang mengikuti program beasiswa dan telah memenuhi persyaratan pada saat pendaftaran berhak mengikuti test masuk pada tanggal yang telah ditentukan. Sistem penilaian hasil test beasiswa dilakukan dengan cara manual yaitu dengan manusia yang mengadakan penilaian atau koreksi hasil test, dimana dalam penilaian tersebut terdapat batasan nilai yang sudah ditentukan.
 Nilai <= 60 = Beasiswa 40%
 60 < nilai <= 75 = Beasiswa 60%
 75 < nilai <= 90 = Beasiswa 80%
 90 < nilai <= 100 = Beasiswa 100%

Setelah proses seleksi dilaksanakan, maka sehari setelah pelaksanaan test, hasil seleksi diumumkan ke siswa yang mengikuti test seleksi untuk program beasiswa, dan dari hasil tersebut siswa bisa mengetahui berapa persen beasiswa yang didapatkan.

3. Prosedur Daftar Ulang

Setelah siswa dinyatakan LULUS dan mengetahui berapa persen beasiswa yang didapatkan, maka tahap berikutnya siswa harus mendaftar ulang, yang maksudnya adalah untuk mengetahui data calon siswa seperti nama calon siswa, beasiswa yang di dapat, jumlah uang yang harus dibayar, serta hari dan waktu kursus yang dipilih oleh siswa yang bersangkutan. Pembayaran uang kursus dilakukan untuk satu paket. Cara pembayaran dapat dilakukan dengan cara cash atau angsuran. Untuk proses pembayaran angsuran dapat dilakukan sebanyak 2 kali.
Proses pembayaran angsuran hanya dikenakan bagi siswa yang mengikuti program beasiswa, sedangkan untuk siswa yang tidak mengikuti program beasiswa, maka siswa tersebut tidak mendapat fasilitas pembayaran secara angsuran, jadi harus dilakukan dengan cash.


4. Prosedur Pembayaran

Setelah siswa mendaftar ulang dan sudah menentukan hari dan waktu kursusnya, tahap berikutnya, proses pembayaran uang kursus, yang dilakukan di bagian administrasi juga. Dalam proses pembayaran biaya kursus dibagi menjadi 2 macam yaitu :
 Pembayaran biaya kursus secara tunai
 Pembayaran kursus secara angsuran

Setelah diketahui besar tagihan yang dibebankan pada siswa tersebut, maka bagian administrasi melakukan pencatatan ke dalam buku pelunasan pembayaran, yang kemudian diserahkan kepada siswa. Setelah selesai proses pembayaran maka siswa tersebut, dapat langsung mengikuti pendidikan.

Untu siswa yang membayar biaya kursus secara angsuran, setiap bulannya sudah ditentukan jadwal atau tanggal untuk proses pembayaran berikutnya. Kadang kala ada siswa yang menunggak pembayaran, maka bagian administrasi akan membuatkan surat pemberitahuan yang ditujukan kepada siswa yang menunggak tagihan tersebut.

C. TUGAS

Anda sebagai seorang SISTEM ANALIS diminta untuk membuatkan bentuk maket sistem dari prosedur sistem yang berjalan atau bisnis proses yang ada, dari SISTEM PENERIMAAN SISWA BARU dengan menggunakan DATA FLOW DIAGRAM (DFD).