Metode Pengumpulan Data

Proses pengumpulan data (PULTA) yang dilakukan pada Pembahasan Sistem Berjalan dalam fase TAHAP ANALISA ini, merupakan proses awal yang sangat penting untuk mendapatkan data yang akurat. Adapun metode pengumpulan data, yang bisa dilakukan untuk mendapatkan data yang akurat adalah sbb:

1. Wawancara (interview)
2. Pengamatan langsung (observasi)
3. Daftar pertanyaan (questioner)
4. Pengukuran & contoh data (measurement & sampling)
5. Pengamatan data (monitoring)

Penjelasan secara rinci tentang metode pengumpulan data.

1. Wawancara (interview)

Langkah-langkah yang harus dilakukan, ketika melakukan wawancara :

A. Mempersiapkan wawancara
1. Tentukan siapa yang akan diwawancarai
• Tahap awal : Pimpinan (direktur/manager/supervisor)
• Tahap selanjutnya : Staf operasional (karyawan/pegawai)
2. Siapkan bahan wawancara

B. Melaksanakan wawancara
1. Sebaiknya ditempat orang yang akan diwawancarai
2. Buat catatan seminimal mungkin
3. Pewawancara berbicara + 15 s.d 30 menit
4. Sampaikan hasil wawancara disertai dengan ucapan terima kasih
(hal ini untuk meyakinkan kembali, apakah hasil wawancara tersebut informasinya benar / tidak)

C. Mengevaluasi hasil wawacara
1. Buat ringkasan hasil wawancara
2. Analisa hasil wawancara (apakah masih ada kekurangan data?)
3. Kemudian tulis hasil wawancara dalam kertas kerja

KEUNTUNGAN :
Informasi yang diperolah memiliki kualitas yang tinggi

KERUGIAN :
1. Waktu yang dibutuhkan cukup lama
2. Biayanya mahal
3. Informasi yang diperoleh, dapat dipengaruhi oleh pendapat orang yang diwawancarai


-----------------
2. Pengamatan langsung (observasi)

Proses pengumpulan data dengan teknik observasi ini, dibagi menjadi 2 macam yaitu sbb :

A. Observasi Terstruktur
Memerlukan alat pencatat data yang spesifik yang akan ditelaah dan dicatat terhadap fungsi-fungsi yang telah ditentukan

B. Observasi Semi Terstruktur
Tidak perlu catatan selama wawancara, yang mana hasil pengamatan akan dicatat pada formulir khusus setelah pengamatan selesai

3. Daftar Pertanyaan (questioner)

Daftar pertanyaan (questioner) adalah suatu daftar yang berisi pertanyaan-pertanyaan untuk tujuan khusus yang memungkinkan sistem analis untuk mengumpulkan data dan pendapat dari responden yang dipilih. Teknik questioner ini paling baik, apabila :
A. Jumlah respondennya besar
B. Informasi yang sama dibutuhkan dari seluruh respondennya

Bentuk daftar pertanyaan yang harus disiapkan berupa :
a) Pertanyaan bebas
b) Isian
c) Pilihan

4. Pengukuran & contoh data (measurement & sampling)

5. Pengamatan data (monitoring)

Proses pengumpulan data dengan cara ini, tidak disertai dengan kelengkapan data hasil pengamatan, karena proses pengumpulan data ini, sifatnya hanya mengawasi objek yang dilihat.

[Visit MY BLOG: tata-sutabri.blogspot.com]
[sentraedukasianakbangsa.11112010]

Pembahasan Sistem Berjalan

PENGUMPULAN DATA AWAL

Aktivitas yang harus dilakukan pada PEMBAHASAN SISTEM BERJALAN dalam TAHAP ANALISA SISTEM adalah mengumpulkan data awal. Pengumpulan data yang dilakukan dilihat berdasarkan 2 hal penting yaitu (1) Kategori Data dan (2) Sumber Data.

Tahap awal proses pengumpulan data, apabila dilihat dari KATEGORI DATA yang harus dikumpulkan dan dianalisa, yang menjadi bagian dari suatu perusahaan adalah sebagai berikut :

1. DATA TENTANG PERUSAHAAN / ORGANISASI
a) Sejarah serta produk perusahaan atau organisasi
b) Visi & Misi perusahaan atau organisasi
c) Bagan Struktur Organisasi perusahaan
d) Tugas & Fungsi dari unit-unit kerja yang ada
e) Kebijakan & peraturan perusahaan saat ini

2. DATA TENTANG PERSONIL / MANUSIANYA
a) Jobdescription pegawai, tugas dan pekerjaannya
b) wewenang & tanggung jawab pimpinan
c) Waktu kerja, insentif kerja dan fasilitas kerja
d) Hubungan kerja, suasana kerja dan atmosfir kerja antar personil
e) Kebutuhan informasi yang diperlukan

3. DATA TENTANG PROSEDUR KERJA
a) Standard operational procedure (SOP) - ISO
b) Metode kerja, jadwal dan volume pekerjaan
c) Kriteria penentuan kualitas kerja
d) Sistem reward and punishment

4. DATA TENTANG LINGKUNGAN KERJA
a) Pengaturan fisik ruang kerja
b) Peralatan dan Perlengkapan kerja
c) Sumber daya fisik yang tersedia

Sedangkan tahap ke dua proses pengumpulan data, apabila dilihat dari SUMBER DATA yang harus dikumpulkan dan dianalisa, adalah sebagai berikut :

1. DATA TENTANG DOKUMEN SISTEM
a) Spesifikasi bentuk dokumen masukan (INPUT)
b) Spesifikasi bentuk dokumen keluaran (OUTPUT)

2. DATA TENTANG PEMAKAI SISTEM
a) Personil yang terlibat di dalam perancangan & operasional sistem
b) Kebutuhan informasi yang diperlukan

3. DATA TENTANG LINGKUNGAN LUAR SISTEM
a) Pola kemitraan dalam membangun sinergi bisnis
b) Pemanfaatan teknologi informasi berorientasi bisnis (e-business & e-commerce)
c) Strategi marketing & promosi untuk pencitraan perusahaan (seminar & pameran)


[Visit MY BLOG: tatasutabri.webnode.com]
[sentraedukasianakbangsa.10112010]